Yurt dışı fuarına ilk kez katılan firmaların en sık yaptığı hata, süreci yurt içi fuarın büyütülmüş hali sanmaktır. Oysa üç ayrı teknik başlık devreye girer ve her biri kendi takvimini dayatır.
Statik onay ve yerel yönetmelikler
Avrupa fuar alanlarında belirli yüksekliğin veya alanın üzerindeki her yapı için mühendis imzalı statik hesap istenir. Bazı fuar alanları yalnızca kendi listelerindeki mühendislerin onayını kabul eder. İki katlı standlarda süreç daha da sıkıdır: yük hesabı, kaçış merdiveni genişliği ve korkuluk yüksekliği tek tek denetlenir. Bu onaylar genellikle fuardan 6-8 hafta önce tamamlanmış olmalıdır.
Yangın ve malzeme sertifikaları
Kullanılan panel, kumaş, halı ve baskı malzemelerinin yanmazlık sınıfı belgelenir. Yurt içinde sorun çıkarmayan bir kumaş, sertifikası olmadığı için yurt dışında sahadan çıkarılabilir. Malzeme seçimi bu yüzden tasarımın en başında, sertifikalar göz önünde bulundurularak yapılır.
Gümrük ve ATA Karnesi
Sergilenmek üzere geçici olarak yurt dışına çıkan ürünler için ATA Karnesi kullanılır. Bu belge, ürünlerin gümrük vergisi ödemeden girip çıkmasını sağlar; ancak listedeki her kalemin eksiksiz ve doğru tanımlanmış olması şarttır. Listede olmayan bir ürün sınırda kalır.
Nakliye penceresi
Karayolu nakliyesinde Avrupa için 3-6 gün, hazırlık ve gümrük dahil 7-10 günlük bir pencere ayırmak gerekir. Fuar alanları teslimat için dar zaman aralıkları verir; bu aralığın dışında gelen araç bekletilir ve depolama ücreti işler.
Sahadaki ekip
Kurulum ekibinin vize, konaklama ve çalışma izni süreçleri de projenin parçasıdır. Bazı ülkelerde fuar alanı içinde yalnızca yerel akredite ekipler elektrik ve asma tavan işi yapabilir; bu kalemler baştan bütçeye alınmalıdır.
Özetle
Yurt dışı fuarda tasarım işin kolay kısmıdır. Zor kısım, belgelerin ve takvimin yönetilmesidir. Bu yüzden yurt dışı projelerde işe fuar alanının teknik şartnamesini okuyarak başlıyor, tasarımı bu kuralların üzerine kuruyoruz.
